Location court terme de Ryder ELD : Pour commencer

Tous les clients de Ryder ayant un profil de location court terme sont préconfigurés avec un compte Carnet de route électronique de Ryder. Par défaut, l’administrateur du compte est la personne affectée au « Contact EEB (EEBC) » dans le profil Ryder de son entreprise. Pour activer et accéder à son profil, un EEBC doit suivre les étapes suivantes

1. Visitez https ://ryderintegration.geotab.com/registration/
2. Entrez votre adresse de courriel (EEBC) associée au profil client Ryder de votre entreprise
3. Un courriel vous sera envoyé pour vous permettre de définir votre mot de passe et d’accéder à votre compte EEB sur https ://my.geotab.com. Veuillez prévoir jusqu’à 24 heures pour recevoir ce courriel.

Si vous avez de la difficulté à accéder à votre compte :

• Appelez votre succursale locale de location court terme
• Appelez le Centre de réservation national au 1-800-345-9282
• Appelez le service à la clientèle de location court terme EEB au 1-833-RyderELD (1-833-793-3735) à compter du 18/12/2017

Une fois que vous avez accès à vos identifiants, suivez les étapes ci-dessous pour vous connecter :

1. Sur un navigateur Web d’ordinateur, visitez le portail Web MyGeotab à l’adresse https ://my.geotab.com
2. Saisissez votre courriel et votre mot de passe, puis cliquez sur Log in.

Remarque: Si vous avez plus d’un compte Geotab, vous devrez saisir le nom de votre base de données lorsque vous vous connectez à votre compte de location Ryder en sélectionnant le signe « + » sous le champ du mot de passe et en saisissant le nom de votre base de données. Les clients qui exploitent déjà Geotab dans leur flotte de véhicules non loués pourront voir et gérer les véhicules de location court terme de Ryder dans leur propre compte Geotab non loué. D’autres instructions sur l’activation de cette fonction seront bientôt disponibles.

Le nom de votre base de données se trouve dans l'un des succursales suivantes :

• Dans votre courriel initial de réinitialisation du mot de passe
• Dans le coin supérieur droit de votre écran MyGeotab lors de la connexion
• En communiquant avec votre représentant commercial Ryder

La première chose que vous devrez faire est de vous assurer que les renseignements de votre entreprise sont remplis correctement :

1. Dans le portail Web MyGeotab, cliquez sur Administration (Administration) > System (Système) > System Settings (Paramètres du système).
2. Assurez-vous de remplir les champs suivants :
   ✓ Company name (Nom de l’entreprise)
   ✓ Company address (Adresse de l’entreprise) (requis pour HOS)
   ✓ Maximum personal conveyance distance (Distance personnelle de transport maximale) (facultatif pour HOS)
   ✓ Any other information if applicable (Tout autre renseignement, le cas échéant)
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Les chauffeurs auront besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour se connecter à l’application Geotab Drive (qui se trouve dans l’App Store d’Apple ou Google Play). De plus, avant que les chauffeurs puissent utiliser l’application Drive pour gérer leurs heures de service (Hours of service, HOS), ils doivent créer et configurer leurs comptes pour respecter les règlements de conformité. Afin d’ajouter des chauffeurs et du personnel non conducteur, vousdevrez créer des profils pour chaque personne avec des noms d’utilisateur et des mots de passe pour chaque personne :

1. Sélectionnez Administration > Users (Utilisateurs) dans le menu principal pour afficher tous les comptes d’utilisateur. Si un chauffeur n’a pas déjà de compte, cliquez sur le bouton Add (Ajouter) pour créer un nouvel utilisateur. Sinon, sélectionnez le compte du chauffeur dans la liste.
2. Dans les deux cas, vous verrez la page User Edit (Modification de l’utilisateur). Vérifiez que le compte contient les renseignements suivants dans l’onglet User (Utilisateur) :
   ✓ Nom de l’utilisateur
   ✓ Prénom et nom de famille
   ✓ Mot de passe
   ✓ Un niveau d’autorisation de sécurité approprié
   
   

   Niveaux d’autorisation de sécurité

   • Utilisateur de l’application Ryder Rental Drive : Autorisation par défaut pour les utilisateurs de l’application Drive

   • Administrateur de location Ryder : Administrateur de flotte autorisation par défaut; niveau d’autorisation par défaut le plus élevé

   • Superviseur de location Ryder : Similaire à l’administrateur de location Ryder, mais ne peut pas administrer les comptes de conducteur, les véhicules ou les paramètres système; idéal pour le personnel de soutien qui pourrait avoir besoin d’apporter des modifications mineures à la configuration

   • Location court terme Ryder, affichage seulement : Capacités d’affichage seulement

   • Des niveaux d’autorisation de sécurité personnalisés peuvent également être créés; consultez le Guide de référence rapide MyGeotab pour plus d’informations.

3. Définissez l’accès aux données aux groupes appropriés pour l’utilisateur. Les utilisateurs ne pourront pas voir les véhicules ou les journaux HOS en dehors de leur accès aux données. • Pour votre commodité, les groupes ont été configurés conformément à la structure de votre compte local Ryder. • Nous vous recommandons d’affecter les chauffeurs et le personnel de soutien uniquement au ou aux groupe(s) (désignés par le numéro de compte local de Ryder) qui sont associés à la ou aux succursale(s) de location principale(s) auprès de laquelle ils louent ou sous-louent les véhicules.

Si l’utilisateur est un chauffeur, suivez les étapes suivantes pour configurer son compte pour l’utilisation de l’application Drive et, au besoin, pour configurer son profil HOS.

1. Alors que vous êtes toujours dans la page Modification par l’utilisateur du chauffeur, allez à l’Onglet Chauffeur
2. Définir Cet utilisateur est un chauffeur à Oui
3. Régler l’option Empêcher l’accès du chauffeur aux données partagées à Oui
4. Dans l'onglet Paramètres de l'interface utilisateur, assurez-vous que les paramètres suivants sont correctement configurés :
   ✓ Système de mesure de distance
   ✓ Mesure de l’économie de carburant
   ✓ Fuseau horaire
   Remarque : L’heure sur l’appareil mobile doit être réglée pour changer automatiquement.
5. Dans l'onglet Paramètres HOS [Heures de service (Hours of service)], configurez les informations suivantes :
   ✓ Ensemble de règles suivi du chauffeur (voir le Guide et matrice des ensembles de règles HOS Geotab pour plus d’informations sur la sélection des ensembles de règles)
   ✓ Les exemptions pertinentes pour le chauffeur (p. ex., déménagement portuaire, transport personnel)
   ✓ Terminal d’accueil
   ✓ Adresse du terminal principal
   ✓ Numéro de transporteur
   ✓ Nom de l’autorité (obligatoire si l’entreprise exploite plus d’un numéro DOT)
   ✓ Adresse de l’autorité (obligatoire si l’entreprise exploite plus d’un numéro DOT)
   Important : Les paramètres HOS ci-dessus sont essentiels à la conformité. Veuillez vous assurer que ces renseignements sont remplis correctement.

Pour ajouter un véhicule au compte Ryder EEB de votre entreprise, l’un de vos chauffeurs doit suivre les étapes suivantes lors de la première connexion :

Application Geotab Drive (ajout de véhicule du chauffeur)

1. Saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe, puis sélectionnez Connexion. Remarque: L’application invitera le chauffeur à sélectionner le numéro du véhicule, mais il ne pourra pas le faire s’il n’a pas encore été ajouté à un groupe
2. Appuyez sur le bouton Aucun véhicule pour continuer dans l’application sans véhicule actif
3. Sélectionnez le complément Service Ryder ELD à partir du Tableau de bord. Sélectionnez Activer pour configurer les heures de service
4. Si Enable est sélectionné, mettez votre véhicule en marche. Affichez la lecture actuelle de l’odomètre du véhicule et saisissez la valeur dans la case Enter Odometer (Saisir l’odomètre). Sélectionnez Soumettre
5. Un nom de véhicule apparaîtra à l’écran, sélectionnez OK pour confirmer le nom du véhicule
6. Si vous voyez un nom de véhicule différent de celui que vous utilisez, sélectionnez It’s not my vehicle (Ce n'est pas mon véhicule). Assurez-vous d’avoir saisi la bonne valeur d’odomètre. Si vous voyez toujours le mauvais véhicule, communiquez avec votre administrateur pour obtenir de l’aide.

Lorsque votre flotte de véhicules a terminé d’utiliser le véhicule de location court terme Ryder et que ce dernier est retourné, votre entreprise doit retirer le véhicule de votre compte Ryder en utilisant l’une des méthodes suivantes :

Application Geotab Drive (retrait du véhicule du chauffeur)

1. Connectez-vous à l’application Geotab Drive, si ce n’est pas déjà fait.
2. Sur le Tableau de bord, sélectionnez l’écran du bouton Ryder ELD Service (Service EEB de Ryder).
3. Pour interrompre le service EEB de Ryder, sélectionnez le bouton Disable (Désactiver). Confirmez cette action en sélectionnant Stop (Arrêter) dans la fenêtre contextuelle.

Portail Web MyGeotab (Retrait de véhicule administratif)

1. Lorsque vous êtes connecté à votre compte sur https://my.geotab.com, naviguez jusqu’au menu principal, sélectionnez Vehicules (Véhicules).
2. Dans la zone de recherche, saisissez le nom du véhicule à retourner.
3. Une fois sur la page du véhicule, appuyez sur More Details (Plus de détails) en haut de la page.
4. Maintenant, sélectionnez Unplug Device (Débrancher l’appareil). Confirmez cette action en sélectionnant Unplug Device dans la fenêtre contextuelle suivante. Remarque: Les dispositifs ne doivent être retirés qu’en utilisant les méthodes ci-dessus. Le retrait d’appareils à l’aide d’une autre méthode peut supprimer des données historiques du compte de votre flotte.

Guidez les chauffeurs pour le téléchargement/l’installation de l’application Geotab Drive (qui se trouve dans l’App Store d’Apple ou Google Play) et configurez leur application/appareil comme indiqué dans la section Chauffeur>> configuration Android et iOS du Manuel de l’application Admin Drive

Remarque: Les chauffeurs doivent saisir leur nom de base de données lors de la première connexion à l’application en sélectionnant le signe “+” sous le champ du mot de passe.

Formation des chauffeurs (guide de téléchargement) :

Obligatoire (EEB HOS) :

• Passez en revue la Vidéo de démonstration du logiciel MyGeotab et le Guide de référence rapide MyGeotab
• Montrez comment utiliser MyGeotab pour les HOS à l’aide du Guide de l’administrateur pour la conformité
• Passer en revue le Manuel de l’application Admin Drive
• Former les administrateurs sur les activités quotidiennes
• Directives pour l’accès aux kilomètres dans Geotab